Mais comment faire pour être efficace au travail?
Pour qu’une organisation fonctionne, c’est le système de gestion qui doit s’adapter à la personne et non l’inverse. Pour y parvenir, une petite réflexion sur ses besoins, ses forces et ses faiblesses s’impose. Inutile de tomber dans la culpabilité et la dévalorisation quand on échoue à faire preuve d’organisation!
Certains recommandent, par exemple, de classer thématiquement et chronologiquement tous ses papiers dans des classeurs. L’idée est bonne afin d’être efficace au travail, mais la barre est trop haute à atteindre pour les personnes naturellement désorganisées. Comme système de rechange, on peut mettre ses notes en vrac dans différentes boîtes en carton. Ce sera toujours plus intéressant que de les laisser traîner un peu partout sur le bureau.
Se connaître pour être efficace au travail
Dans leur livre How to be Organized in Spite of Yourself : Time and Space Management that Works with Your Personal Style, les auteures Sunny Schlenger et Roberta Roesch distinguent 5 styles organisationnels :
- La sauterelle, qui passe vite d’une occupation à l’autre. Et, qui a besoin de décomposer les tâches à accomplir en petites étapes.
- Ou, le perfectionniste, qui veut atteindre l’excellence mais qui a du mal à établir des priorités.
- Celui allergique aux détails, qui voit les choses dans leur ensemble. Il a des problèmes à mettre en place une organisation précise.
- Ou encore, l’indécis, qui hésite tellement entre se concentrer sur le dossier A ou le dossier B. Il ne fait ni l’un ni l’autre.
- Enfin, l’amateur d’adrénaline. Il saura préparer une belle présentation à la dernière minute. Mais, il lui sera difficile de mener à bien des projets à long terme.
À ces 5 styles organisationnels, s’ajoutent 5 manières différentes d’organiser physiquement l’espace :
- Le style « tout sorti » qui aime avoir tous ses outils facilement accessibles devant lui sur son bureau.
- Ou, le « rien de sorti » qui préfère disposer d’une table de travail propre et débarrassée de tout. Il aura rangé ses dossiers dans des tiroirs.
- Aussi, le « carré » qui aime que tout soit ordonné d’une certaine manière.
- Sans oublier l’« accumulateur compulsif » qui ne jette aucun document.
- Enfin, le « brouillon » qui considère l’organisation comme une perte de temps. Il préfère se consacrer à des activités plus créatives.
Sur le terrain
Une fois son système d’organisation défini, il reste à trouver comment bien le mettre en pratique. Chaque personne connaît un pic d’énergie à un moment donné de la journée. Si on est un type plus nocturne, on les effectuera en fin d’après-midi afin d’être efficace au travail.
Notons enfin qu’un bon système organisationnel ne fonctionne pas toujours du premier coup! En cas d’échec, vaut mieux analyser ce qui n’a pas fonctionné plutôt que de remettre complètement en cause sa manière de s’organiser.
Trouver une manière d’être efficace au travail peut être long, certes, mais vu le précieux temps qu’elle permettra de gagner, le jeu en vaut la chandelle!