Le taux de réduction du stress diminue à près de 20 % lorsque ces personnes les utilisent pendant plus de 10 heures par jour. Un facteur à ne pas négliger quand on pense à tout ce que le stress peut engendrer comme conséquences. Voici quelques sources fréquentes de stress qui pourraient être améliorées grâce à une meilleure utilisation de ses forces.

1. Manque d’énergie

La surcharge serait la plus grande source de stress au travail selon une étude de Statistique Canada de 2006. Or, le sondage Gallup montre que plus les travailleurs ont l’impression de mettre leurs forces au profit de leur travail, plus ils ont l’énergie. Et aussi, une plus grande motivation pour accomplir toutes leurs tâches.

2. Irritabilité

Le sentiment d’irritabilité découle bien souvent du fait qu’on n’a pas l’impression d’avoir accompli tout ce que l’on voudrait. Ou encore, de n’avoir « servi à rien ». Quelques heures d’utilisation de ses forces suffiraient pour changer son humeur, réduire ses sentiments négatifs, aider à la réduction du stress et à rire davantage.

3. Démotivation

L’utilisation de ses forces est souvent associé au sentiment d’accomplissement. Il importe de s’investir en profondeur dans une activité parce qu’on sait qu’on peut y mettre « du sien ». C’est-à-dire contribuer à un projet grâce à des talents ou des aptitudes qui vont au-delà de notre champ de compétences. Cela joue pour beaucoup sur la motivation au travail. Ainsi, aider ses employés à trouver un sens dans ce qu’ils accomplissent peut rapporter gros. Les données recueillies par Gallup démontrent que les employés qui apprennent à user de leurs forces sont près de 8 % plus productifs.

4. Sentiment de perdre son temps

Lorsqu’on ne se sent pas « du bon côté de ses forces », on est beaucoup plus conscient du temps qui passe. Alors, l’ennui nous guette. On a l’impression de « faire du temps » jusqu’à la fin de sa journée de travail. On ira alors chercher ce sentiment d’accomplissement à l’extérieur du bureau. Un peu comme pour le plaisir, le temps passe beaucoup plus vite lorsque toutes nos aptitudes s’épanouissent au travail. Et lorsqu’on ne voit pas le temps passer, on n’a pas le temps de s’apitoyer sur son sort et d’angoisser sur son avenir !

La réduction du stress : un avantage pour tous!

La connaissance de ses forces et leur utilisation sur une base quotidienne peuvent faire l’objet d’amélioration constante. Les employeurs ont ainsi tout avantage à utiliser les forces de leurs employés à bon escient pour gagner en productivité et en réduction du stress !

Une meilleure connaissance de soi favorise inévitablement le déploiement de ses forces.

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Trois étapes incontournables pour planifier sa recherche d’emploi et obtenir des résultats efficaces

1. Établissez un horaire dans un agenda, sur Outlook ou sur une grille papier à chaque début de semaine. Le lundi matin, organisez votre semaine en planifiant vos tâches, comme par exemple: recherche sur le secteur d’activité visé; recherche Internet sur les sites d’entreprises ciblées; recherche à travers les médias écrits, sociaux et Internet, élaboration de listes d’entreprises potentielles; contacts directs auprès d’employeurs par téléphone pour offrir vos services; envois de candidature par courriel; rencontres avec des employeurs; suivis de démarches ou de contacts; bilan de la semaine et ajustement des actions en vue de la prochaine semaine. L’organisation de votre temps peut donc varier d’une semaine à l’autre, selon les imprévus et vos priorités d’actions. Les réajustements en cours de semaine sont donc à prévoir.

2. Notez vos démarches dans un carnet, agenda ou tableau informatisé en décrivant les informations obtenues sur les employeurs contactés ou répertoriés, comme par exemple: nom de l’entreprise, coordonnées, personne contactée, date, moyen de communication utilisé, suivi à réaliser, envoi de votre offre de service, etc. Cette méthode vous permettra de structurer vos recherches et d’assurer un suivi efficace.

3. Faites le bilan des résultats obtenus au cours de la semaine. Cette étape importante permettra d’ajuster vos façons de faire afin d’obtenir des résultats mieux ciblés à votre objectif professionnel. Votre engagement actif déterminera assurément votre satisfaction face à l’emploi obtenu. La constance et le fait d’être assidu seront certes vos meilleurs atouts vers le succès. Enfin, encouragez-vous régulièrement! Ainsi, vous vous sentirez mieux et accomplirez davantage.

Nos trousses de coaching pourraient vous aider à mieux structurer votre temps et vos énergies.

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Loi de Pareto

Selon la règle des 80/20, ou loi de Pareto, 80 % des effets obtenus proviennent de 20 % de nos efforts. Pour être efficace, il faut donc apprendre à distinguer l’essentiel de l’accessoire.

Ce principe a été nommé en référence à Vilfredo Pareto. C’est un Italien de la fin du 19e siècle qui, en observant les inégalités sociales, constatait qu’environ 80 % des richesses d’un pays étaient entre les mains de plus ou moins 20 % de la population. Ce pourcentage pouvait varier un peu, le 80/20 est demeuré en étant appliqué au domaine du travail. Particulièrement, au contrôle de la qualité, par Joseph Juran, un ingénieur responsable de production en usine.

Appliqué au management, cela signifie, par exemple, qu’il vaut mieux porter une attention particulière à l’essentiel (20 %) quitte à déléguer ou reporter le reste (80 %). Pour chaque travailleur, la loi de Pareto peut également aider à organiser son travail en prévoyant faire l’essentiel (20 %) en début de journée. Ou encore, au moment où sa concentration est maximale, en gardant le reste (80 %) pour la fin.

Loi de Parkinson

Rien à voir avec la maladie du même nom, ce principe a plutôt été nommé ainsi à cause de Cyril Northcote Parkinson. Dans un article sur le sujet, paru en 1955, puis dans un livre subséquent, il affirmait que plus nous avons de temps devant nous pour effectuer une tâche, plus nous prendrons de temps pour l’effectuer. Le temps serait, en quelque sorte, un principe élastique. D’où la nécessité du «deadline».

Loi de Douglas

On pourrait résumer le principe de Douglas par le fait que plus nous avons d’espace de travail, plus nous en utilisons. Et ce, avec le risque augmenté d’éparpiller nos document et de ne plus s’y retrouver!

Loi d’Illich

Au-delà d’un certain seuil de temps et d’efforts, nous ne sommes plus efficaces, a remarqué Ivan Illich, un penseur autrichien. Il est admis qu’après 90 minutes de travail concentré, notre attention commence à baisser. S’acharner à poursuivre le boulot dans ces conditions est contre-productif. Il vaut donc mieux prendre des pauses fréquentes pour revenir revigoré et avoir, en fin de compte, un meilleur rendement.

Loi de Carlson

Si vous êtes sans cesse interrompu dans votre travail, vous avancerez beaucoup moins vite parce que vous aurez besoin d’un laps de temps supplémentaire chaque fois pour vous concentrer à nouveau. C’est ce qu’a constaté l’économiste suédois Sune Carlson. Après chaque interruption, il faut plusieurs minutes au cerveau pour se concentrer à nouveau sur la tâche à accomplir. Et c’est sans compter sur les mille et une tentations qui viendront vous distraire pendant ces moments d’interruption.

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Mais comment faire pour être efficace au travail?

Pour qu’une organisation fonctionne, c’est le système de gestion qui doit s’adapter à la personne et non l’inverse. Pour y parvenir, une petite réflexion sur ses besoins, ses forces et ses faiblesses s’impose. Inutile de tomber dans la culpabilité et la dévalorisation quand on échoue à faire preuve d’organisation!

Certains recommandent, par exemple, de classer thématiquement et chronologiquement tous ses papiers dans des classeurs. L’idée est bonne afin d’être efficace au travail, mais la barre est trop haute à atteindre pour les personnes naturellement désorganisées. Comme système de rechange, on peut mettre ses notes en vrac dans différentes boîtes en carton. Ce sera toujours plus intéressant que de les laisser traîner un peu partout sur le bureau.

Se connaître pour être efficace au travail

Dans leur livre How to be Organized in Spite of Yourself : Time and Space Management that Works with Your Personal Style, les auteures Sunny Schlenger et Roberta Roesch distinguent 5 styles organisationnels :

• La sauterelle, qui passe vite d’une occupation à l’autre. Et, qui a besoin de décomposer les tâches à accomplir en petites étapes.
• Ou, le perfectionniste, qui veut atteindre l’excellence mais qui a du mal à établir des priorités.
• Celui allergique aux détails, qui voit les choses dans leur ensemble. Il a des problèmes à mettre en place une organisation précise.
• Ou encore, l’indécis, qui hésite tellement entre se concentrer sur le dossier A ou le dossier B. Il ne fait ni l’un ni l’autre.
• Enfin, l’amateur d’adrénaline. Il saura préparer une belle présentation à la dernière minute. Mais, il lui sera difficile de mener à bien des projets à long terme.

À ces 5 styles organisationnels, s’ajoutent 5 manières différentes d’organiser physiquement l’espace :

• Le style « tout sorti » qui aime avoir tous ses outils facilement accessibles devant lui sur son bureau.
• Ou, le « rien de sorti » qui préfère disposer d’une table de travail propre et débarrassée de tout. Il aura rangé ses dossiers dans des tiroirs.
• Aussi, le « carré » qui aime que tout soit ordonné d’une certaine manière.
• Sans oublier l’« accumulateur compulsif » qui ne jette aucun document.
• Enfin, le « brouillon » qui considère l’organisation comme une perte de temps. Il préfère se consacrer à des activités plus créatives.

Sur le terrain

Une fois son système d’organisation défini, il reste à trouver comment bien le mettre en pratique. Chaque personne connaît un pic d’énergie à un moment donné de la journée. Si on est un type plus nocturne, on les effectuera en fin d’après-midi afin d’être efficace au travail.

Notons enfin qu’un bon système organisationnel ne fonctionne pas toujours du premier coup! En cas d’échec, vaut mieux analyser ce qui n’a pas fonctionné plutôt que de remettre complètement en cause sa manière de s’organiser.

Trouver une manière d’être efficace au travail peut être long, certes, mais vu le précieux temps qu’elle permettra de gagner, le jeu en vaut la chandelle!

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