Loi de Pareto

Selon la règle des 80/20, ou loi de Pareto, 80 % des effets obtenus proviennent de 20 % de nos efforts. Pour être efficace, il faut donc apprendre à distinguer l’essentiel de l’accessoire.

Ce principe a été nommé en référence à Vilfredo Pareto. C’est un Italien de la fin du 19e siècle qui, en observant les inégalités sociales, constatait qu’environ 80 % des richesses d’un pays étaient entre les mains de plus ou moins 20 % de la population. Ce pourcentage pouvait varier un peu, le 80/20 est demeuré en étant appliqué au domaine du travail. Particulièrement, au contrôle de la qualité, par Joseph Juran, un ingénieur responsable de production en usine.

Appliqué au management, cela signifie, par exemple, qu’il vaut mieux porter une attention particulière à l’essentiel (20 %) quitte à déléguer ou reporter le reste (80 %). Pour chaque travailleur, la loi de Pareto peut également aider à organiser son travail en prévoyant faire l’essentiel (20 %) en début de journée. Ou encore, au moment où sa concentration est maximale, en gardant le reste (80 %) pour la fin.

Loi de Parkinson

Rien à voir avec la maladie du même nom, ce principe a plutôt été nommé ainsi à cause de Cyril Northcote Parkinson. Dans un article sur le sujet, paru en 1955, puis dans un livre subséquent, il affirmait que plus nous avons de temps devant nous pour effectuer une tâche, plus nous prendrons de temps pour l’effectuer. Le temps serait, en quelque sorte, un principe élastique. D’où la nécessité du «deadline».

Loi de Douglas

On pourrait résumer le principe de Douglas par le fait que plus nous avons d’espace de travail, plus nous en utilisons. Et ce, avec le risque augmenté d’éparpiller nos document et de ne plus s’y retrouver!

Loi d’Illich

Au-delà d’un certain seuil de temps et d’efforts, nous ne sommes plus efficaces, a remarqué Ivan Illich, un penseur autrichien. Il est admis qu’après 90 minutes de travail concentré, notre attention commence à baisser. S’acharner à poursuivre le boulot dans ces conditions est contre-productif. Il vaut donc mieux prendre des pauses fréquentes pour revenir revigoré et avoir, en fin de compte, un meilleur rendement.

Loi de Carlson

Si vous êtes sans cesse interrompu dans votre travail, vous avancerez beaucoup moins vite parce que vous aurez besoin d’un laps de temps supplémentaire chaque fois pour vous concentrer à nouveau. C’est ce qu’a constaté l’économiste suédois Sune Carlson. Après chaque interruption, il faut plusieurs minutes au cerveau pour se concentrer à nouveau sur la tâche à accomplir. Et c’est sans compter sur les mille et une tentations qui viendront vous distraire pendant ces moments d’interruption.

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Le cerveau humain n’est pas fait pour le multitâches, disons-le une fois pour toutes. Histoire d’éviter de butiner d’une tâche à l’autre avec pour résultat de n’avoir rien accompli à la fin de la journée, prévoyez des périodes « Zéro distraction » afin de rester concentré.

Pour vous aider, le site e.ggtimer [e.ggtimer.com] propose un simple minuteur qui vous permet de spécifier un laps de temps (45 minutes, par exemple). Lancez ce compte à rebours et mettez-vous à la tâche jusqu’à ce que l’alarme sonne. Vous serez surpris de tout ce que vous pourrez accomplir en 45 minutes !

2. « Self Control »

Cette autre application (pour Mac OSX) permet de bloquer l’accès à certains sites Internet pendant les heures de travail pour vous aider à rester concentré. Vous avez une envie folle de « tweeter » votre vie en plein milieu d’un travail urgent, Self Control [selfcontrolapp.com] est là pour vous ramener à l’ordre!

3. « Concentrate »

Pour ceux qui cherchent une solution plus complète et radicale, Concentrate fusionne le minuteur et le blocage d’applications sous un même toit. Pour ceux qui prennent la concentration au sérieux, Concentrate permet de programmer des tâches à réaliser à l’ordinateur.

Ainsi, si vous voulez rester concentré à la gestion de vos courriels 30 minutes par jour, vous pouvez programmer Concentrate [getconcentrating.com] pour qu’il lance votre logiciel de messagerie et quitte tous vos autres logiciels. Après 30 minutes, une sonnerie vous avertira et Concentrate vous demandera de quitter votre logiciel de messagerie. Amusant et diablement efficace. Gratuit pour 60 jours, puis 29$.

4. « WriteRoom »

Si vous avez souvent à écrire dans le cadre de votre travail et que les multiples menus, options et fioritures de l’environnement Word représentent pour vous une source de distraction et vous empêche constamment de rester concentré, l’application WriteRoom peut vous aider. Elle vous permet d’écrire un texte en mode plein écran et bloque toutes les autres applications. Intéressant, mais avant de payer les 10 $ que coûte l’application, commencez par activer le mode plein écran de Word, et vous nous en donnerez des nouvelles…
WriteRoom (Mac OSX) : www.hogbaysoftware.com/products/writeroom
Dark Room (même chose, mais pour Windows) : jjafuller.com/dark-room

5. N’oubliez pas les pauses afin de rester concentré!

Vous êtes maintenant un as de la concentration avec toutes ces joyeuses applications qui vous aident à canaliser votre attention sur le boulot à abattre? Bravo. Mais vous n’êtes pas une machine non plus.

Aussi, payez-vous des pauses régulières. Marchez. Étirez-vous. Prenez un grand verre d’eau. Passez cinq minutes à regarder par la fenêtre. Quittez l’écran de l’ordinateur. Bref, permettez à votre cerveau de reprendre son souffle… Ce ne sera pas du temps perdu!

6. L’intelligence émotionnelle : une saine hygiène

La concentration se porte beaucoup mieux lorsqu’on développe son intelligence émotionnelle.  À ne pas négliger!!

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Traduction de « mind dump », cette technique consiste à faire le vide sur une feuille de papier de tout ce qui vous trotte en tête, afin de mieux replacer le tout dans un système qui vous permettra d’atteindre vos buts.

Ceux qui suivent la méthode de productivité personnelle GTD (Getting Things Done), popularisée par David Allen, connaissent la décharge mentale, car elle est à la base du processus GTD. Sauf qu’on peut très bien profiter d’une vidange cérébrale sans pour autant appliquer à la lettre les préceptes de M. Allen.

Comment faire le vide?
Une méthode en trois étapes faciles :

Installez-vous confortablement pour faire le vide

L’idéal est d’allouer, chaque semaine, une vingtaine de minutes à faire le vide. Par exemple, le vendredi après-midi. On trouve donc un endroit calme, on se munit d’un stylo, d’un bloc-notes ou d’un carnet, on éteint le cellulaire et on se lance!

Vous pourriez avoir besoin d’une décharge à d’autres moments dans la semaine. Lorsque votre cerveau montre des signes de surchauffe, par exemple. Allez-y! La décharge mentale est notamment une belle façon d’occuper ses moments de procrastination…

Pressez le citron!

Vous devez écrire tout ce qui occupe vos pensées. Et quand on dit tout, c’est… VRAIMENT TOUT! Des trucs à faire, des choses à ne pas oublier, des frustrations au travail ou dans votre vie personnelle, vos rêves, vos ambitions, des idées pour un projet à venir, le titre d’un livre qu’on vous a conseillé, un appel téléphonique à faire, une réflexion qui vous inspire. N’IMPORTE QUOI. Arrêtez seulement lorsque vous ne trouvez plus rien à écrire.

Une bonne décharge mentale devrait ressembler à une liste de plusieurs dizaines d’items.

Une note aux technophiles : il est déconseillé d’utiliser l’ordinateur ou un téléphone intelligent pour cette étape. Pourquoi? D’abord, écrire à la main est généralement plus rapide que le clavier. Et à cette étape-ci, on cherche surtout à vider son coco, le plus vite possible, sans se laisser distraire par la technique.

Classez ce fouillis

Il faut enfin gérer ce chaos! Le but de faire le vide est de séparer le bon grain de l’ivraie. On peut procéder de plusieurs façons. D’abord transformer les items en « actions ». Ensuite, on procède à un premier tri où l’on encercle les « actions » à poser immédiatement, ou dans la semaine à venir. Puis, on encadre les actions à poser un peu plus tard, et on rature ce qui reste.

Lorsqu’elle fait partie d’une routine hebdomadaire, la décharge mentale est un formidable outil pour faire le bilan de ses idées et vous aidera à mieux prioriser vos efforts, sans vous laisser distraire par une foule de détails insignifiants.

Voir aussi :
Une autre technique, très similaire  pour faire le vide : How to do the ultimate brain dump (Lifehack)

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Ce dernier a été le premier a édicter les règles de cette activité qui consiste à réunir des gens autour d’une table afin que ceux-ci émettent le plus d’idées possible, sans craindre la critique ou le jugement des autres. De cette quantité d’idées pouvait jaillir, soutenait-il, l’idée du siècle.

Les grands principes du brainstorming ont traversé le temps. En ce moment même, des gens enfermés dans des salles de conférence de tours de bureaux s’adonnent à l’exercice.

Or, cette conception du brainstorming ne fonctionnerait pas. En effet, il semble que faire germer les bonnes idées soit un art un peu plus complexe qu’un simple tour de table devant un tableau blanc. Et les premières études qui ont démontré l’inefficacité du brainstorming datent de… 1958!

De ces études, on peut aujourd’hui tirer deux conclusions : Osborne avait raison sur le fait que les gens accouchent de meilleures idées quand ils se regroupent, mais il se trompait sur tout le reste.

En fait, il faut plus qu’un brainstorming classique pour créer les conditions gagnantes à l’innovation. Lors de votre prochaine séance de remue-méninges, retenez ces quelques éléments :

1. Brainstorming seul, puis en groupe

Il semble qu’il soit plus efficace de développer d’abord ses idées en solo, ou en petits groupes de deux ou trois personnes. La pression sociale fait en sorte que bien des gens sont intimidés par les grands groupes et préfèrent laisser les autres s’exprimer.

2. Alimentez les critiques!

On organise un brainstorming que lorsque tout le monde a des idées en poche. Or, une fois « l’assemblée ouverte », oubliez le principe de suspendre son jugement comme l’avait édicté Osborne. Des chercheurs ont plutôt démontré que c’est du débat que jaillissent les meilleures idées. C’est lorsque les idées des autres sont critiquées, mises à l’épreuve, réfutées ou enrichies que l’on peut aller au-delà des banalités, des évidences.

3. Une certaine intimité

Favoriser la critique des idées des autres demande cependant une certaine ouverture de la part de tous. Seize étrangers risquent d’avoir un peu de réticence à juger leurs homologues. Voilà pourquoi les meilleures idées viennent de groupes dont les membres partagent entre eux une certaine intimité. Sans nécessairement avoir élevé les cochons ensemble, ils sont à tout le moins suffisamment à l’aise pour débattre de façon constructive.

4. Miracle à la machine à café!

Planifier une séance de brainstorming, c’est bien. Mais la créativité au sein d’une organisation fait partie des choses que l’on ne peut pas mettre à l’agenda. C’est dans l’air. Favoriser les échanges entre les gens, autour de la machine à café ou de la photocopieuse, partager des documents, des lectures, un bureau… C’est à n’importe quel moment, au contact des autres, que les idées apparaissent.

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